Ein Kompressor, drei Jahre Einsätze und der Vertrag dahinter.
Der Vertrag ist ein PDF im Ordner, die Berichte sind Scans, die die Techniker aus dem Wagen schicken, die Störung kam per E-Mail und die Rechnungen liegen in der Buchhaltung. fluctor erkennt, dass alles dieselbe Anlage am selben Standort betrifft, und führt es als eine Akte, jede Quelle bleibt daran.
Anlage CX-7 · Weidner Stahl GmbH
Kompressor · Werk Siegen · unter Vertrag seit 2021
Die Fragen der Disposition, beantwortet mit dem Bericht.
Was berechnet ist, was sich wann verlängert, was der Techniker zuletzt gefunden hat. Jede Antwort nennt den Bericht oder die Vertragsklausel, aus der sie gelesen wurde, damit Büro und Wagen vom selben Stand arbeiten.
Welche Einsätze bei Weidner haben im Quartal keine Rechnungszeile?
Drei. Die Berichte 0409, 0414 und 0417, alle vom Kunden unterschrieben, keiner davon auf einer Rechnung. Zusammen rund 2.340 €.
service_report_0409.pdf · 0414 · 0417 · Rechnungen April bis Juni
Wann verlängert sich der CX-7-Vertrag, und bis wann müssen wir kündigen?
Am 30. September um weitere zwölf Monate. Eine Änderung oder Kündigung muss bis 30. Juni eingehen, drei Monate vorher.
service_contract_2024.pdf · Klausel 12
Was hat der Techniker bei den letzten zwei Einsätzen an CX-7 notiert?
Am 19. Mai: Riemen getauscht, Druckventil zeigt Verschleiß, Austausch beim nächsten Einsatz empfohlen. Am 3. April: Filtersatz gewechselt, keine Auffälligkeiten.
service_report_0417.pdf · service_report_0414.pdf
Niemand muss fragen. Es meldet sich von selbst.
Weil die Akte vollständig ist, fällt auf, was fehlt: ein unterschriebener Bericht ohne Rechnung, eine Reaktionszeit, die abläuft, ein Vertrag, der sich verlängert, ohne dass jemand auf den Preis geschaut hat.
Worauf es achtet →Einsatz unterschrieben, keine Rechnungszeile
service_report_0417 · 19. Mai · 2 h und ein Teil · nichts berechnet
Reaktionszeit läuft
Weidner Stahl GmbH · Störung gemeldet 07:40 · 8 h laut Vertrag · noch 3 h 20 min
Vertrag verlängert sich von selbst
CX-7 · verlängert sich am 30. September · Kündigung bis 30. Juni · 40 Tage
Die Einsatzrechnung schreibt sich selbst. Die erste braucht eine Freigabe.
Hat ein unterschriebener Bericht nach der üblichen Frist keine Rechnungszeile, entwirft der Agent die Rechnung aus dem Bericht: die Stunden, das Teil, den Satz aus dem Vertrag. Bevor sich ein Vertrag von selbst verlängert, entwirft er das Verlängerungsangebot mit dem neuen Preis aus Klausel 9. Die erste Rechnung wird freigegeben. Danach laufen dieselben Schritte, sobald dasselbe wieder passiert, geprüft gegen die Vorgaben, bevor etwas hinausgeht.
So ist der Agent gebaut →Gebaut für Wartungsbetriebe, Gebäudetechnik und Systemhäuser mit 20 bis 250 Mitarbeitern, bei denen das Wissen über eine Anlage auf einen Vertrag, ein Dutzend Berichte und das Gedächtnis eines Technikers verteilt ist.
Ein Jahr Berichte zu einer Anlage. Mehr braucht es nicht.
Im Gespräch zeigen wir die Akte, die daraus wird, und welche Einsätze nie berechnet wurden.
Kein Integrationsprojekt zum Start · Die Daten bleiben in der EU